Boekhouden in Excel

Boekhouding in Excel? 8 redenen om dat niet te doen!

Er zijn nog steeds veel ondernemers die hun boekhouding proberen bij te houden in Excel. Sommigen lukt dat ook aardig maar meestal hebben die dan wel voldoende kennis van het programma. Excel is meer dan een programma waarbij je wat cijfers in kunt tikken en een aantal berekeningen kunt maken maar voor zakelijk gebruik van Excel, moet je meer denken aan managementrapportages. Een kasadministratie zou je wel kunnen bijhouden in Excel en als je maar een paar mutaties hebt, is het prima te gebruiken. Heb je meerdere mutaties per jaar dan wordt het tijd voor een programma dat daarvoor geschikt is.

Als ondernemer is het belangrijk om overzicht te hebben. Overzicht in je inkomsten en uitgaven en dat krijg je niet door alleen naar je bankrekening te kijken. Dus waarom een boekhoudpakket en geen Excel?

Tikfouten. 

Als eerste kan je denken aan het maken van tikfouten. Tikfouten kan je overal in maken, ook in een prachtig mooi boekhoudpakket. Het verschil met een tikfout in een boekhoudpakket en Excel is, dat in Excel zo’n tikfout doorwerkt in de rest van het spreadsheet. Je ontdekt een tikfout in een boekhoudpakket niet alleen sneller maar je kunt deze ook beter corrigeren.

Stel dat je een inkoopfactuur hebt van 250,- euro en je hebt deze in Excel voor 25,- euro opgenomen. In een boekhoudpakket zal je bij het boeken van de bank zien dat je enkel maar een factuur bij de betreffende crediteur hebt van 25,- euro. Je zult de fout dan gaan herstellen. Als je de boekhouding in Excel doet, dan zet je misschien alleen een krul door de inkoopfactuur als zijnde betaald. Je stopt de inkoopfactuur in de map en kijkt er niet meer naar.

Een rij of kolom invoegen en formule fouten. 

Als je maar een paar regels hebt in jouw spreadsheet dan is alles nog overzichtelijk maar hoe langer je bezig bent als ondernemer, hoe meer regels je nodig zult hebben. De kans is groot dat je het spreadsheet wilt aanpassen. Misschien wil je een regel ergens tussenvoegen of zou een extra kolom handig zijn. Door te kopieëren en te plakken ontstaan er vaak fouten in de formules en die worden dan over het hoofd gezien. Aansluitingen aan het einde van een periode voor de BTW, als je die al maakt, kunnen zo aardig wat tijd kosten.

Je maakt gebruik van een spreadsheet die gemaakt is door iemand anders? 

Je denkt misschien dat je werkt met een spreadsheet dat goed werkt omdat het gemaakt is door iemand die er verstand van heeft. Het is je uitgelegd hoe het werkt, waar je wat zou moeten invullen maar eigenlijk heb je geen enkel idee hoe het spreadsheet in elkaar zit. Als er iets niet goed gaat, kan je het niet zelf oplossen. Je weet namelijk niet hoe de formules die gebruikt zijn, zijn opgebouwd en een kleine wijziging kan er dan voor zorgen dat het hele spreadsheet niet meer werkt.

Kopieër en plakwerk bij het maken van facturen.

Buiten dat de layout van een factuur gemaakt in Excel er niet altijd even mooi uitziet gaat er nogal eens wat mis met de inhoud. Als er een factuur wordt aangemaakt voor een klant die al eens eerder iets heeft gekocht dan kan je dingen vergeten aan te passen zoals de datum van de factuur of de vervaldatum. Het factuurnummer kan je vergeten aan te passen of misschien een deel van de tekst. Dit staat niet alleen raar naar je klant toe maar ook de belastingdienst heeft duidelijk regels gesteld waaraan een factuur moet voldoen. Als dat niet zo is, dan kan de factuur in zijn geheel als ongeldig worden gezien. De belastingdienst verwacht o.a. dat de facturen opeenlopend genummerd worden. Wat als je een factuurnummer twee keer gebruikt of een factuurnummer overslaat?

In Excel is het ook veel werk om na te gaan of facturen wel of niet zijn betaald. Je zou zo maar een factuur kunnen vergeten te vermelden als je een nummer twee keer gebruikt hebt. Het risico dat je dan ook vergeet om achter je geld aan te zitten, is dan groot want je hebt niet (snel) genoeg door dat je een nummer twee keer gebruikt hebt.

Back-up

Wees eens eerlijk, hoe vaak maak jij een back-up van jouw administratie? Doe je dat elke week en maak je dan een back-up op je computer? Wat als de computer er op een dag geen zin meer in heeft en niet wilt opstarten? Dit gebeurd zo vaak en dan mag je helemaal overnieuw beginnen. Ook een back-up maken op een externe harde schijf is vaak niet de beste oplossing. Wat als de computer crashed en je externe harde schijf die eraan gekoppeld is, er daardoor ook geen zin meer in heeft?

Dit gebeurd vaker dan je denkt dus zorg voor meerdere back-ups.

BTW aangifte.

In Excel is er geen mogelijkheid om een BTW aangifte automatisch te doen. Controleren of je aangifte ook klopt zal je met formules moeten doen anders moet je alles met de hand optellen. De kans op het maken van fouten in Excel is groot en bij een controle van de belastingdienst zeker niet prettig. Ook kan je een fout maken bij het overtypen dus let extra goed op of het allemaal wel klopt.

Controle van de boekhouding.

Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket dan kan je daar een auditfile uithalen. Een auditfile is een bestand dat door de belastingdienst ingelezen kan worden in speciale software zodat de cijfers snel geanalyseerd kunnen worden. Dit is niet mogelijk bij een boekhouding in Excel. De kans is daardoor groot dat de belastingdienst bij een controle langer bezig zal zijn en er meer vragen gesteld worden. Denk aan het opvragen van facturen of bankafschiften.

Ook zal je aan het eind van een jaar een jaarrekening willen maken en je belastingaangifte moeten doen. Als je dit wilt uitbesteden aan een boekhouder omdat je er zelf niet veel verstand van hebt, dan kan dit aardig veel geld kosten. De boekhouder zal namelijk al jouw gegevens overnieuw invoeren in een boekhoudpakket. Dat kost je gauw 45,- euro exclusief BTW per uur en dan heb je nog geen jaarrekening of een aangifte inkomstenbelasting.

Automatiseren

Als ondernemer heb je het al druk genoeg en verstand van het doen van een boekhouding heeft niet elke ondernemer. Door je administratie te automatiseren maak je het voor jezelf gemakkelijker. Het klinkt misschien duur en ingewikkeld maar dat hoeft het echt niet te zijn. Voor een paar euro per maand ben je van veel gezeur af en voorkom je problemen die je veel tijd kunnen kosten. Als coach ben ik een voorstander van alles zo eenvoudig mogelijk houden zodat je grip houdt op je onderneming. Je bezig houden met zaken als de administratie wordt door velen uitgesteld maar dit uitstellen zorgt vaak voor de nodige frustratie.

De prijs van een online boekhouding verdient zichzelf snel terug, niet alleen in geld maar ook in tijd en dat is toch het kostbaarste bezit van een ondernemer?

Geef een reactie