Boekhouding & Facturering
Een goede administratie is de basis van elke onderneming. In deze gids leer je wat er op een factuur moet staan, hoe lang je documenten moet bewaren, en welke software je het beste kunt gebruiken.
Administratieve verplichtingen
Als ondernemer in Nederland ben je verplicht een administratie bij te houden. De Belastingdienst kan je administratie opvragen bij een controle. Je administratie moet bevatten:
- Inkoopfacturen — alles wat je zakelijk inkoopt
- Verkoopfacturen — alles wat je factureert aan klanten
- Bankafschriften — van je zakelijke rekening
- Kasboek — als je contante betalingen ontvangt
- Overeenkomsten — contracten met klanten en leveranciers
- Overige documenten — offertes, brieven van de Belastingdienst, etc.
Als starter met eenvoudige administratie
Je bent net begonnen als ZZP'er en hebt nog maar een paar klanten. Je wilt je administratie simpel houden.
Als starter met weinig transacties hoef je geen ingewikkeld boekhoudsysteem op te zetten. Focus op drie dingen: inkomsten bijhouden (elke factuur die je verstuurt), uitgaven bijhouden (elke zakelijke aankoop met bon), en BTW bijhouden (hoeveel BTW je ontvangt en betaalt).
Praktisch: open een zakelijke bankrekening, gebruik boekhoudsoftware (ook een gratis versie is prima), en verwerk je facturen wekelijks. Zo heb je per kwartaal maar een uurtje nodig voor je BTW-aangifte.
Bewaar alles: maak een foto of scan van elk bonnetje en sla het op in je boekhoudsoftware. Zo heb je altijd een compleet overzicht en ben je voorbereid op een eventuele controle.
Bewaarplicht: 7 jaar
Je bent wettelijk verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Voor onroerend goed geldt zelfs een termijn van 10 jaar.
Belangrijke regels:
- Digitale documenten moeten digitaal bewaard blijven
- Papieren facturen moeten op papier bewaard worden (scannen alleen is niet voldoende)
- De 7 jaar gaat in na afloop van het boekjaar
Papier scannen is niet genoeg
Als je een papieren factuur ontvangt, moet je het origineel bewaren. Een scan alleen is juridisch niet voldoende als vervanging, tenzij je digitaal factuurt via e-mail of software.
Bewaarplicht: 7 jaar administratie bewaren
Je bent wettelijk verplicht alle administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale bestanden: e-mails met facturen, bankafschriften en contracten. Bij een belastingcontrole kan de Belastingdienst tot 7 jaar terug je administratie opvragen. Kun je die niet overleggen? Dan mag de inspecteur zelf een schatting maken van je omzet en kosten, en dat valt vaak niet in je voordeel uit.
Aanbevolen boekhoudsoftware voor starters
De beste keuze hangt af van je budget en behoeften. Onze aanbevelingen:
Gratis starten: Rompslomp (gratis basisversie, ideaal om te testen). Beste prijs-kwaliteit: Moneybird (vanaf ca. €7,50/mnd) of e-Boekhouden (vanaf ca. €9,95/mnd) -- beide hebben automatische bankkoppeling en BTW-aangifte. Voor groei: Exact Online (vanaf ca. €48/mnd) als je personeel of een boekhouder hebt.
Factureren: wat moet erop?
De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op een factuur moet staan. Een factuur zonder de juiste gegevens kan leiden tot problemen bij je BTW-aangifte of een controle.
Verplichte factuurelementen
- Naam en adres van je bedrijf
- Naam en adres van je klant
- Je BTW-identificatienummer
- Je KVK-nummer
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
- De factuurdatum
- Datum van levering of dienstverlening
- Beschrijving van het product of de dienst
- Eenheidsprijs exclusief BTW
- Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%)
- Het BTW-bedrag
- Het totaalbedrag
Vereenvoudigde factuur onder €100
Voor bedragen tot €100 inclusief BTW mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder verplichte gegevens. Handig voor kleine transacties.
Kasstelsel vs. factuurstelsel
Er zijn twee methoden om te bepalen wanneer je BTW moet afdragen:
- Factuurstelsel (standaard): Je draagt BTW af op het moment dat je de factuur verstuurt, ongeacht of de klant al betaald heeft. Dit geldt voor de meeste ondernemers.
- Kasstelsel: Je draagt BTW af pas wanneer de betaling daadwerkelijk ontvangen is. Dit geldt alleen voor specifieke sectoren die veel met contante betalingen werken (kappers, bakkers, horeca).
Boekhoudsoftware vergeleken
| Software | Prijs/mnd | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Rompslomp | Gratis (basis) | Starters, ZZP'ers |
| Moneybird | Vanaf €7,50 | ZZP, klein MKB |
| e-Boekhouden | Vanaf €9,95 | ZZP, starters |
| Exact Online | Vanaf €48 | MKB met groeiambitie |
Wanneer een boekhouder inschakelen?
Als eenmanszaak of VOF ben je niet verplicht een boekhouder in te schakelen. Bij een BV moet je wel een jaarrekening opstellen en deponeren.
Het is verstandig om een boekhouder in te schakelen wanneer:
- Je je eerste aangifte inkomstenbelasting doet
- Je een BV hebt (VPB-aangifte, jaarrekening)
- Je administratie complex wordt (veel transacties, buitenlandse klanten)
- Je geen tijd of zin hebt om het zelf te doen
Tips voor je administratie
- Open een zakelijke bankrekening — houd privé en zakelijk gescheiden
- Verwerk facturen direct — laat ze niet opstapelen
- Gebruik boekhoudsoftware — dit voorkomt fouten en bespaart tijd
- Bewaar alles digitaal en georganiseerd — maak mappen per jaar en per categorie
- Check maandelijks je cijfers — weet altijd hoe je er financieel voor staat
- Reserveer voor belastingen — zet 30-40% van je winst apart op een spaarrekening
Heb je een specifieke vraag?
Onze experts helpen je graag met persoonlijk advies over jouw situatie. Vul het formulier in en we nemen contact met je op.
Persoonlijk advies nodig?
Vul het formulier in en we helpen je verder
Klaar om te beginnen?
Maak een gratis account aan en krijg een persoonlijk stappenplan op basis van jouw situatie.
Start gratis