BTW & Belastingen: Alles Uitgelegd
Belastingen zijn voor veel starters het meest verwarrende onderdeel van ondernemen. In deze gids leggen we alles uit in gewone taal: van BTW-tarieven tot de zelfstandigenaftrek.
BTW: de basis
BTW staat voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het is een belasting die je als ondernemer berekent bovenop de prijs van je product of dienst. Jij int de BTW bij je klant, en draagt die vervolgens af aan de Belastingdienst.
Klinkt simpel, maar in de praktijk zijn er veel regels en uitzonderingen. Het goede nieuws: de BTW die jij zelf betaalt als je zakelijke inkopen doet (bijvoorbeeld een laptop of kantoorartikelen) mag je aftrekken. Zo betaal je uiteindelijk alleen BTW over de waarde die jij toevoegt — vandaar de naam.
BTW-tarieven in Nederland (2025/2026)
Er zijn drie BTW-tarieven:
- 21% — het standaardtarief. Dit geldt voor de meeste producten en diensten. Denk aan advieswerk, webdesign, kleding, elektronica en horeca.
- 9% — het verlaagde tarief. Dit geldt voor dagelijkse eerste levensbehoeften en bepaalde diensten. Voorbeelden: voedingsmiddelen, boeken, medicijnen, schilderwerk aan woningen ouder dan 2 jaar, fietsen, en toegang tot musea of attractieparken.
- 0% — het nultarief. Dit geldt voor leveringen aan het buitenland (export) en intracommunautaire leveringen binnen de EU. Je berekent dan 0% BTW, maar je kunt wél je inkoop-BTW aftrekken. Dit is iets anders dan BTW-vrijgesteld (zie verderop).
0% vs. BTW-vrijgesteld: een belangrijk verschil
Bij het 0%-tarief doe je wel BTW-aangifte en mag je de BTW op je zakelijke kosten aftrekken. Bij BTW-vrijgestelde diensten (zoals medische zorg, onderwijs en financiële diensten) doe je helemaal niet mee aan het BTW-systeem. Je berekent dan geen BTW, maar je kunt ook geen BTW terugvragen op je inkopen. Dat kan een flink verschil maken in je kosten.
Wanneer ben je BTW-plichtig?
Je bent BTW-plichtig zodra je je inschrijft bij de KVK als ondernemer. Na inschrijving ontvang je automatisch een BTW-nummer (ook wel OB-nummer genoemd) van de Belastingdienst. Dit nummer zet je op al je facturen.
Je BTW-nummer heeft het formaat NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers (bijv. NL123456789B01). Daarnaast ontvang je een apart btw-identificatienummer dat je gebruikt op facturen aan klanten. Dit is niet hetzelfde als je BSN-nummer — het btw-id is speciaal ontworpen om je privacy te beschermen.
BTW op je factuur
Op elke factuur die je stuurt moet je BTW-nummer, het BTW-tarief en het BTW-bedrag vermeld staan. Gebruik je de KOR? Dan vermeld je juist geen BTW.
Vergeet niet BTW te berekenen
Een veelgemaakte fout: je stuurt facturen zonder BTW terwijl je dat wél moet doen. De Belastingdienst gaat er dan vanuit dat je ontvangen bedrag inclusief BTW is. Stuur je een factuur van €1.000 zonder BTW, dan moet je alsnog €174 (21/121 x €1.000) afdragen. Dat gaat direct van je winst af.
Rekenvoorbeeld: factuur als freelancer
Stel, je bent grafisch ontwerper en je maakt een logo voor een klant. Je uurprijs is €75 en je hebt 10 uur gewerkt.
Jouw factuur:
| Omschrijving | Logo ontwerp — 10 uur x €75 |
| Subtotaal (excl. BTW) | €750,00 |
| BTW 21% | €157,50 |
| Totaal (incl. BTW) | €907,50 |
De klant betaalt €907,50 aan jou. De €157,50 BTW draag je af aan de Belastingdienst. Jouw omzet is €750.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Als je minder dan €20.000 omzet per jaar verwacht, kun je kiezen voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Dit is een vrijwillige regeling waarvoor je je moet aanmelden bij de Belastingdienst. Zodra je je aanmeldt, geldt de KOR voor minimaal 3 jaar (tenzij je boven de grens komt).
De KOR betekent concreet:
- Je hoeft geen BTW te berekenen aan je klanten
- Je hoeft geen BTW-aangifte te doen
- Je kunt geen BTW terugvragen op je zakelijke inkopen
- Je vermeldt op je factuur: "BTW verlegd" of "Vrijgesteld van BTW, kleine ondernemersregeling"
Let op: de grens van €20.000 is gebaseerd op je totale omzet, niet op je winst. Zodra je in een jaar boven de €20.000 uitkomt, moet je je uitschrijven voor de KOR en weer BTW gaan berekenen. Dit geldt met terugwerkende kracht vanaf het moment dat je de grens overschrijdt.
Als kleine ondernemer (KOR)
Je bent bijlesdocent en geeft priveles aan leerlingen. Je verwacht dit jaar €15.000 omzet.
In dit geval kan de KOR interessant zijn. Je levert voornamelijk aan particulieren (zij kunnen toch geen BTW terugvragen), en zonder KOR zou je 21% BTW moeten berekenen. Dat maakt jou €3.150 duurder voor je klanten.
Met KOR: je klant betaalt €50 per les. Jij ontvangt €50.
Zonder KOR: je klant betaalt €60,50 per les (€50 + €10,50 BTW). Jij ontvangt €50 + €10,50 BTW die je afdraagt aan de Belastingdienst.
Nadeel: koop je een laptop van €1.210 (incl. BTW)? Dan kun je de €210 BTW niet terugvragen. Zonder KOR had je die €210 wél teruggekregen.
Wanneer is de KOR wél en niet slim?
De KOR is slim als: je weinig zakelijke kosten hebt, je voornamelijk aan particulieren levert, en je omzet onder de €20.000 blijft.
De KOR is minder slim als: je veel zakelijke inkopen doet (grote investeringen, dure apparatuur), je vooral aan bedrijven levert (die de BTW toch terugkrijgen), of als je verwacht snel boven de €20.000 te komen. Je zit dan onnodig vast aan de regeling.
BTW in bijzondere situaties
In de praktijk is BTW niet altijd recht-toe-recht-aan. Hier zijn drie veelvoorkomende situaties die je als startende ondernemer kunt tegenkomen.
Als je aan buitenlandse klanten levert
Je bent webdeveloper en bouwt websites voor een Duits bedrijf. De klant zit in Berlijn.
Bij diensten aan zakelijke klanten in een ander EU-land geldt de verleggingsregeling (reverse charge). Jij berekent 0% BTW en je klant geeft de BTW aan in zijn eigen land.
Op je factuur vermeld je: "BTW verlegd naar afnemer" (of: "VAT reverse charged"), plus het BTW-identificatienummer van je klant. Je moet ook een Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) indienen bij de Belastingdienst.
Let op: lever je aan een particulier in het buitenland? Dan gelden er andere regels. Bij digitale diensten aan EU-particulieren moet je BTW berekenen volgens het tarief van het land van de klant. Hiervoor kun je de OSS-regeling (One Stop Shop) gebruiken.
Als je gemengde prestaties hebt
Je bent fysiotherapeut en geeft naast behandelingen ook personal training sessies en verkoopt sportvoeding.
In deze situatie heb je te maken met verschillende BTW-regels voor verschillende activiteiten:
Fysiotherapie: vrijgesteld van BTW (medische zorg). Je berekent geen BTW en kunt ook geen BTW aftrekken op kosten die hieraan gerelateerd zijn.
Personal training: belast met 21% BTW (geen medische noodzaak). Je moet hier wél BTW over berekenen.
Sportvoeding: belast met 9% BTW (voedingsmiddelen).
Je moet je boekhouding zo inrichten dat je per activiteit bijhoudt welke BTW van toepassing is. Voor kosten die je deelt over meerdere activiteiten (zoals huur van je praktijkruimte) moet je een verdeelsleutel toepassen om te bepalen welk deel van de BTW je mag aftrekken. Vraag je boekhouder om hulp bij het opzetten hiervan.
BTW-aangifte doen
Als je niet onder de KOR valt, moet je periodiek BTW-aangifte doen. De meeste starters doen dit per kwartaal, maar het kan ook maandelijks of jaarlijks. De Belastingdienst bepaalt bij je aanmelding welk tijdvak voor jou geldt.
Het doel van de BTW-aangifte is simpel: je geeft aan hoeveel BTW je hebt ontvangen van klanten (je af te dragen BTW), en hoeveel BTW je zelf hebt betaald op zakelijke inkopen (je voorbelasting). Het verschil draag je af of krijg je terug.
Deadlines per kwartaal
Bij kwartaalaangifte gelden de volgende uiterste inleverdata:
- Q1 (jan-mrt): uiterlijk 30 april
- Q2 (apr-jun): uiterlijk 31 juli
- Q3 (jul-sep): uiterlijk 31 oktober
- Q4 (okt-dec): uiterlijk 31 januari
Hoe doe je BTW-aangifte?
- Log in op mijn.belastingdienst.nl met DigiD
- Ga naar 'BTW-aangifte' en kies het juiste tijdvak
- Vul het totaal aan ontvangen BTW in (wat je klanten betaald hebben)
- Vul het totaal aan betaalde BTW in (je zakelijke inkopen)
- Het verschil draag je af (of krijg je terug)
- Betaal het bedrag binnen de gestelde termijn
Mis de deadline niet — boetes!
Als je te laat bent met je BTW-aangifte, kun je een verzuimboete krijgen van minimaal €68. Bij herhaaldelijk te laat aangifte doen kan dit oplopen. Bovendien gaat de Belastingdienst dan zelf een schatting maken van wat je moet betalen — en die schatting valt meestal hoger uit dan het werkelijke bedrag. Zet een herinnering in je agenda, twee weken voor elke deadline.
Stel automatische herinneringen in
Zet terugkerende herinneringen in je agenda voor twee weken voor elke BTW-deadline. Nog beter: de meeste boekhoudsoftware (Moneybird, e-Boekhouden, Exact) stuurt je automatisch een herinnering en berekent de bedragen alvast voor je. Je hoeft ze dan alleen nog te controleren en in te dienen.
Tip: gebruik boekhoudsoftware
Software als Moneybird, e-Boekhouden of Exact houdt automatisch je BTW bij. Dan hoef je de bedragen alleen nog maar over te nemen in je aangifte. De meeste pakketten kosten tussen de €5 en €15 per maand en besparen je uren werk.
Bewaar je facturen goed
De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug je administratie controleren. Bewaar daarom alle inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften minimaal 7 jaar. Digitale kopieën (scans of foto's) zijn voldoende, zolang ze leesbaar zijn. Zonder geldige facturen kun je geen BTW aftrekken, en dat kan flink in de papieren lopen.
BTW verrekenen: inkoop vs. verkoop
Het mooie van het BTW-systeem is dat je de BTW die je betaalt op zakelijke inkopen kunt verrekenen met de BTW die je ontvangt van klanten. Dit heet voorbelasting aftrekken. Hier is een concreet voorbeeld van hoe dat werkt over een heel kwartaal.
Rekenvoorbeeld: BTW-verrekening over een kwartaal
Jouw situatie in Q1:
Je bent freelance marketingadviseur. Dit kwartaal heb je drie facturen gestuurd en verschillende zakelijke uitgaven gedaan.
Ontvangen BTW (verkopen):
| Factuur klant A (adviestraject) | €3.000 | BTW: €630 |
| Factuur klant B (workshop) | €1.500 | BTW: €315 |
| Factuur klant C (social media) | €2.000 | BTW: €420 |
| Totaal ontvangen BTW | €1.365 |
Betaalde BTW (inkopen):
| Nieuwe laptop | €1.210 | BTW: €210 |
| Kantoorhuur | €726 | BTW: €126 |
| Software-abonnementen | €145,20 | BTW: €25,20 |
| Telefoon zakelijk | €60,50 | BTW: €10,50 |
| Totaal betaalde BTW | €371,70 |
Jouw BTW-aangifte Q1:
Ontvangen BTW: €1.365,00 — Betaalde BTW: €371,70 = €993,30 af te dragen aan de Belastingdienst.
Had je meer BTW betaald dan ontvangen (bijv. door een grote investering)? Dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst.
BTW op zakelijke aankopen (auto, laptop, telefoon)
Koop je een laptop, telefoon of auto voor je bedrijf? Dan kun je de BTW aftrekken. Maar let op: gebruik je het ook privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Bij een auto die je 70% zakelijk gebruikt, trek je ook maar 70% van de BTW af. Houd een logboek bij als bewijs. Bij een auto geldt bovendien een apart BPM- en bijtellingsregime.
Belastingvoordelen voor ZZP'ers
Als ZZP'er heb je recht op een aantal belastingvoordelen die je belastbare winst verlagen. Dit betekent dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Hier zijn de belangrijkste aftrekposten.
Zelfstandigenaftrek (2026: €1.200)
Als je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt (het urencriterium), heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Dit verlaagt je belastbare winst met €1.200.
Die 1.225 uur klinkt veel, maar het gaat om alle uren die je aan je onderneming besteedt: niet alleen het werk zelf, maar ook administratie, acquisitie, netwerken en bijscholing. Bij een fulltime onderneming haal je dit ruim. Werk je parttime als ZZP'er naast een baan? Dan wordt het lastiger en moet je goed bijhouden of je de grens haalt.
Startersaftrek (€2.123 extra)
In je eerste drie jaar als ondernemer krijg je bovenop de zelfstandigenaftrek nog eens €2.123 extra aftrek. Je moet wel aan het urencriterium voldoen en in de afgelopen vijf jaar niet meer dan twee keer de zelfstandigenaftrek hebben toegepast.
Dit is een flinke bonus in je startjaren. Het totaal aan aftrek in je eerste jaar is dan €1.200 + €2.123 = €3.323. Bij een belastingtarief van 36,97% (eerste schijf) scheelt dat je ruim €1.200 aan belasting.
MKB-winstvrijstelling (12,7%)
Na de zelfstandigenaftrek en startersaftrek mag je nog eens 12,7% van je resterende winst aftrekken. Dit heet de MKB-winstvrijstelling en geldt automatisch voor alle ondernemers in de inkomstenbelasting. Je hoeft hier niets voor aan te vragen.
Rekenvoorbeeld eerste jaar
Stel je maakt €30.000 winst:
| Brutowinst | €30.000 |
| Zelfstandigenaftrek | - €1.200 |
| Startersaftrek | - €2.123 |
| Tussentotaal | €26.677 |
| MKB-winstvrijstelling (12,7%) | - €3.388 |
| Belastbare winst | €23.289 |
Over €23.289 betaal je inkomstenbelasting in plaats van over €30.000. Bij een tarief van 36,97% bespaar je zo ruim €2.480 aan belasting.
Eerste aangifte inkomstenbelasting
Naast je BTW-aangifte doe je jaarlijks aangifte inkomstenbelasting. Hier geef je je winst op en pas je alle aftrekposten toe. De deadline is meestal 1 mei van het volgende jaar.
Bij je aangifte inkomstenbelasting geef je het volgende op:
- Je winst uit onderneming (omzet minus kosten)
- Alle ondernemersaftrekken (zelfstandigenaftrek, startersaftrek)
- De MKB-winstvrijstelling
- Eventuele investeringsaftrek (kleinschaligheidsinvesteringsaftrek bij investeringen boven €2.801)
- Je privé-aftrekposten (hypotheekrente, giften, zorgkosten)
De Belastingdienst berekent vervolgens hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen. Heb je gedurende het jaar al voorlopige aanslagen betaald? Dan wordt dat verrekend. Heb je te veel betaald, dan krijg je geld terug. Heb je te weinig betaald, dan moet je bijbetalen.
Tip: vraag na je eerste aangifte een voorlopige aanslag aan voor het volgende jaar. Dan betaal je maandelijks een vast bedrag en voorkom je dat je aan het eind van het jaar een grote naheffing krijgt.
Schakel hulp in bij je eerste aangifte
Bij je eerste aangifte inkomstenbelasting is het verstandig om een boekhouder te raadplegen. Een fout in het begin kan je duur komen te staan. Veel boekhouders bieden een starterstarief aan (vaak tussen €150 en €350 voor een jaaraangifte). Die investering verdient zich vrijwel altijd terug doordat een boekhouder alle aftrekposten kent en ervoor zorgt dat je niets mist.
Tips voor starters
Tot slot een aantal praktische tips die je vanaf dag een kunt toepassen. Goede gewoonten opbouwen bij de start scheelt je later veel stress en geld.
- Houd zakelijk en privé gescheiden — open een zakelijke rekening. Dat maakt je administratie veel overzichtelijker en voorkomt problemen bij een controle.
- Bewaar alle bonnetjes en facturen — digitaal mag ook. Maak er een gewoonte van om bonnetjes direct te fotograferen met je boekhoud-app.
- Reserveer 30-40% van je omzet — zet dit bedrag apart op een spaarrekening voor belastingen. Zo voorkom je vervelende verrassingen.
- Gebruik boekhoudsoftware — dit scheelt enorm veel tijd en fouten. Veel pakketten bieden een gratis proefperiode aan.
- Dien je BTW-aangifte op tijd in — stel herinneringen in, want boetes lopen snel op.
- Vraag hulp bij je eerste aangifte — een boekhouder kent alle aftrekposten en bespaart je vaak meer dan hij kost.
- Houd je uren bij — dit is nodig voor het urencriterium (1.225 uur) en dus voor de zelfstandigenaftrek.
- Check of de KOR voor jou werkt — maak een bewuste keuze op basis van je situatie, niet op basis van gemak alleen.
Heb je een specifieke vraag?
Onze experts helpen je graag met persoonlijk advies over jouw situatie. Vul het formulier in en we nemen contact met je op.
Persoonlijk advies nodig?
Vul het formulier in en we helpen je verder
Klaar om te beginnen?
Maak een gratis account aan en krijg een persoonlijk stappenplan op basis van jouw situatie.
Start gratis